He recibido una ayuda de un organismo o empresa. ¿Qué debo hacer primero?

Para la gestión de las Ayudas a través de la OTRI se debe seguir el Procedimiento de gestión de ayudas UCV que se encuentra en Intranet - Servicios de Web - Documentos OTRI - Categoría de Gestión de Expedientes, con el nombre: “Expediente económico. Inicio de expediente”.

Una vez concedida la ayuda, el Investigador Principal (IP) del proyecto procederá a la notificación de la misma a la OTRI de la UCV presentando el ANEXO 1 incluido en el citado Procedimiento y el  original del documento en el que conste la concesión de la misma.

La OTRI asignará un código del expediente, las condiciones y plazos de justificación en la UCV. Se notificará por escrito del inicio del procedimiento al IP mediante el envío por mail del ANEXO 2 incluido en el citado Procedimiento.

Ya tengo abierto el expediente de la ayuda. ¿Cómo puedo hacer el gasto?

El IP realizará el gasto según las pautas recogidas en “Expediente económico. Procedimiento de solicitud de gasto”, documento que se encuentra en Intranet - Servicios de Web - Documentos OTRI - Categoría de Gestión de Expedientes.

El investigador dispondrá en la Intranet, a partir del momento de la aprobación por gerencia, de una pestaña llamada “Investigación” y dentro de esta otras dos: “ayudas”’ y “peticiones”. Es pulsando esta última como podrá subir los pedidos. Dicho sistema de pedidos consta de varias fases:

• El investigador seleccionará en el desplegable el tipo de ficha teniendo en cuenta el gasto a realizar. Rellenará dicha ficha y la guardará.
• Deberá consignar el precio de la compra en la casilla correspondiente, además de en la ficha. Esto es así para que se visualice el coste sin necesidad de abrir los adjuntos y para que el sistema lo descuente del total.
• También deberá rellenar la casilla “Motivo” para que sea visible desde el exterior el gasto realizado.
• A continuación, el sistema envía el mensaje “falta documentación” que significa que deberá adjuntar un PDF con la factura, factura proforma o presupuesto.

En el caso de que el gasto consista en un viaje, una liquidación de gastos o una petición de adelanto económico, un Link redirigirá a la pantalla adecuada desde donde se seguirá el procedimiento anteriormente descrito.

He recibido una ayuda de un organismo o empresa. ¿Hasta cuándo puedo hacer el gasto de la ayuda?

El plazo de gasto en la UCV finalizará 30 días hábiles previos a la fecha de justificación de la ayuda en el organismo oficial correspondiente.